Termini e condizioni

General Accommodation Rules

  • Check-in is after 14:00h.
  • If the teams wish to check-in before 14:00h, they will have to pay an extra night. Keep in mind that the majority of rooms will only be available between 14:00h and 15:00h, meaning that, generally, it will not be possible to do check-in in your room as soon as you arrive at your destination. 
  • Check-out is before 12:00h meaning that teams need to leave their rooms before 12:00h on the day of departure. If teams do not leave their rooms before 12:00h, they will have to pay an extra night.
  • No payment will be refunded if the team cancels any person of their reservation after 45 days before the tournament starts (this policy does not apply if a player submits a medical certificate, see cancellation policy).
  • Conditions valid for reservations made through IberCup. Subject to confirmation of availability on the booking day.
  • Prices may change if you book after the regular booking period.
  • For other terms and conditions, please visit our website. Please contact us for detailed prices.    
 

Alloggio in Albergo/Hotel

  • 6 giorni / 5 notti - dal lunedì 22 giugno al sabato 27 di 2020.
  • Arrivo con cena inclusa, partenza con pranzo incluso.
  • Il pacchetto base di alloggio in hotel è calcolato a persona per un minimo di 3, 4 o 5 persone nella stessa stanza.
  • IberCup è chi decide quante persone saranno per stanza, quando le squadre decidono di partecipare per il pacchetto base di alloggio.
  • Le squadre partecipanti con il prezzo base del pacchetto a persona non possono decidere quante persone rimarranno nella stanza a meno che non paghino il costo aggiuntivo per l'occupazione della camera per 1 o 2 persone.
  • IberCup confermerà solo il nome esatto dell'alloggio dal 1 ° giugno.
  • Se una squadra ha una pre-prenotazione in un particolare alloggio, potrebbe essere necessario cambiare alloggio in qualsiasi momento fino a 1 mese prima dell'inizio del torneo a causa della logistica di IberCup.
  • IberCup gestisce l'intera distribuzione dei quarti delle squadre, e qualsiasi modifica nella distribuzione delle camere dovrà essere approvata da IberCup.
  • Nessun pagamento verrà rimborsato se la squadra annulla un articolo dopo il 5 giugno. (questa politica non si applica nel caso in cui il giocatore presenti un certificato medico, vedere la politica di cancellazione).
  • A causa del numero limitato di stanze per piano, la tua squadra può essere divisa in piani diversi. IberCup non ha alcun potere decisionale in materia che è di esclusiva responsabilità degli hotel.
  • Alcune delle camere hanno un letto matrimoniale per 2 persone, dove in questo caso le 2 persone condividono lo stesso letto.
  • Per una distribuzione da 3 o più persone, non tutti gli hotel dispongono di una camera tripla, quindi è collocata in una camera doppia con uno o due letti supplementari o un divano letto per 2 persone, che potrebbe non essere della stessa qualità e comfort. Per i single o i doppi i prezzi sono diversi.
  • Pensione completa (colazione, pranzo e cena). Incl. Pranzo in hotel. Il pranzo e la cena a seconda dell'opzione possono essere nei centri pasti, nelle scuole o in alcuni casi speciali nel ristorante dell'hotel.
  • La IberPass e la tassa di soggiorno sono inclusi nel costo.
  • Tutte le squadre pagano una quota di iscrizione.
  • Tutte le squadre devono fare un deposito di garanzia (€ 300 per squadra) che deve essere trasferito o consegnato direttamente al check-in dell'hotel. Il deposito verrà restituito dopo un'ispezione alle camere verificando che siano nello stesso modo da quando sono stati consegnati all'arrivo della squadra e senza danni. In caso di danni rilevati, l'incidente verrà segnalato alla squadra e la direzione dell'hotel si riserva il diritto di non rimborsare il deposito.
  • Il check-in è dopo le 14:00. Se le squadre vogliono effettuare il check-in prima delle 14:00, dovranno pagare una notte extra. Si prega di notare, tuttavia, che la maggior parte delle camere sarà disponibile solo tra le 14:00 e le 15:00, quindi in genere non è possibile effettuare il check-in in camera non appena si arriva a destinazione. L'alloggio deve essere lasciato libero entro le ore 12 del giorno di partenza. Se le squadre non rilasciano le loro stanze prima delle 12:00, dovranno pagare una notte extra.
  • Condizioni valide per le prenotazioni effettuate tramite IberCup. Soggetta a conferma della disponibilità il giorno della prenotazione. Vi preghiamo di contattarci per i prezzi.
 

Hotel for Relatives

  • For family members and companions, hotel bookings can be organized at reasonable prices by the organization.
  • Parents and family can book their hotel through IberCup.
  • Note that by booking your accommodation via our partners, and not directly via the IberCup organization, you will not be able to make the most of the IberCup package, which in the majority of cases includes advantages with local transportations and special conditions to the complex.
  • Match transfers are not included in the accommodation price options.  
  • Airport Transfer from the Airport to the accommodation is not included in the accommodation price package.
  • It is not possible to book individual nights. The minimum is according to the IberCup package (5 nights).
 

Price does not include

  • Personal Extras.
  • Airport Transfers.
  • Match Transfers.
  • Players sport insurance for the tournament.
  • Guide services.
  • Security deposit with credit card or cash (500€ in cash or credit card per team) on the accommodation front desk on the arrival to the hotel. The deposit is refunded on departure, as long as the rooms are handed over the same way as when you arrived.
  • Touristic Taxes.
  • Everything that is not properly described as included in the program.
 

Deposito di sicurezza

  • In tutti i tipi di alloggio è necessario lasciare un deposito di garanzia * (300 € in contanti per squadra o carta di credito) che dovrà essere consegnato all'arrivo della squadra.

    * Questo valore può essere diverso a seconda del tipo di alloggio.

    L'importo del deposito sarà trattenuto e verrà utilizzato solo in caso di danni o danni creati dalle squadre nei locali / alloggi. IberCup non potrà mai essere ritenuta responsabile per i danni creati dalle squadre nelle strutture. Senza la consegna del deposito di sicurezza il "Check-in" non sarà autorizzato.

 

Notti – Extra

  • Se vuoi rimanere nell'alloggio qualche giorno in più, ti preghiamo di comunicarcelo in anticipo.
  • L'alloggio deve essere lasciato libero entro le ore 12 del giorno di partenza.
  • Se le squadre non partono prima delle 12:00, dovranno pagare una notte extra.
  • Nessun sistema di trasporto è incluso nei giorni precedenti e successivi al torneo.
  • Non è possibile prenotare notti individuali. Il minimo è di 5 notti in base al pacchetto IberCup.
 

Rooming List

  • To avoid delays at check-in, teams MUST send a final rooming list 30 days before the start of the tournament. This information is mandatory and acts as the normal operation of the tournament.
  • If the team sends this list after 30 days, the team will be penalized (€10 per person).
  • If the team does not send the rooming list up to 30 days before the start of the tournament, IberCup will not be liable for any last-minute change regarding any room changes made by the hotel reception upon the team arrival.
  • If the team cancels or changes any player, responsible or family member of the original list, that change must be approved by IberCup and additional fees may be charged.
  • Any rooming modification 10 days before the tournament starts will not be allowed by the hotel or it may have an extra cost.
  • Please note the rooming will not be sent to the team until all payments are finished.
 

Meals

  • Please notice that not all accommodations have an early breakfast time. In case you have an early game we kindly request you to inform the reception to schedule breakfast earlier. IberCup is not responsible for the adjustment of meals outside of the normal schedule of the accommodation.
  • Also, if you notice that you might lose the lunch/dinner time due to a delay, please inform the hotel and our staff about it to avoid any issue. 
  • As organizers, we will try to take care of these aspects, but sometimes if you are on a private trip we may not know.
 

Confirmation of participation

A first payment is needed in order to reserve your place as soon as possible:

  • If you are a non-local team (with accommodation through IberCup), the amount is 2000€ (per team) until 15 days after the registration.
  • If you are a local team (until 60km from the competition centers), the amount (per team) is equivalent to 50% of the registration fee.

Note: the amount of the first payment will be deducted from the total. The first payment is not refundable.

 

Flights

Prices are based on departure from USA West Coast and Brazil, with 40 people travelling and do not include airport taxes or fuel surcharges which are approx. 200€ - 300€ per person. Contact us for a detailed price quote and itinerary.

 

Private Buses

  • If you hire this service the airport transfers will be included.
  • All the participating teams may alternatively request a private bus rental service during the entire week of the tournament. 
  • If IberCup does not receive any information regarding this itinerary, the first service on the airport will not be delivered and the teams need to find their way to the accommodation by themselves. 
  • All teams must send the flight itinerary to IberCup info@ibercup.com 45 days prior to the start of the tournament.
  • IberCup will not schedule any itinerary or program and will not be responsible for any schedule or bus management of any kind for the team, but will put the team leader in contact with the bus company so they can manage everything between them. 
  • The IberCup will not be responsible for any schedule regarding private bus transportation not communicated 15 days prior to the start of the service. 
  • Modifications in the itinerary during the tournament must be communicated to the Bus company representative.
  • The driver may not accept any change without the authorization of his/her supervisor. 
  • On the first day of competition, the bus will be settled at 1:30h before the first match starts, if the teams don't communicate the pick-up hour to the bus company in the day before, and the same rule will be applied on the following days. 
  • Any major changes must be communicated with 48h during the morning period and it may be charged an extra cost. 
  • Please notice that if the major change is communicated during the afternoon or with less than 48h it will not be accepted. 
  • Any delay held responsible to the transportation company, IberCup reserves the right to exempt themselves from any responsibility, in the case of breakdowns, accidents, delays or any other incidents derived from the use of this transportation and that could implicate the team not showing.

Restrictions on the transport of private buses

The following restrictions have been established by the International Transportation Department:

1. Drivers can drive 11 hours per day of driving, a maximum of 4:30 hours in no stops, where the driver will also have 45 minutes rest between each stop.
2. The maximum limit for each bus is 150km per day.
3. Every day, the driver must have a rest period of 9 hours between services. Keep in mind the time that the service ends on that day, to give you enough time to start the service on the next day so you can get on time to the first game on that day.
4. If the team has an early game the next day, they should finish the service on the previous day earlier, in order to ensure the drivers have enough hours of rest to start the service on time the next day.
5. During transfers, every 4:30 hours the driver must make 45 minutes required rest stop. We kindly ask you to be aware of these rules.
6. Please notice that if you arrange an excursion which involves parking fees, these fees need to be paid by the group.
7. Drivers can change daily. Please make sure you give the pickup hour information for the next day to the bus driver before he leaves. 
8. An extra cost will be charged if the services go beyond 11h per day or 150 km per day.

 

Private Bus Supplements

  • If your group is travelling with less than 40 persons, you will need to add to the final cost 100€ per missing person until you reach 40 persons. You don't need to add this cost to the prices if your group is travelling with more than 40 persons.
  • For the counting of these 40 people, all paying elements (Staff, Players and Families) are considered. In case your group has any non-paying element, it will not be counted in the counting of the 40 people.
  • There is a limit of 51 persons for each Bus, therefore if your group is travelling with more than 51 you will have to use 2 buses for your group. In this case, you need to add to the final cost 100€ per missing person until you reach 80 persons. You don't need to add this cost to the prices if your group is travelling with more than 80 persons using 2 buses.
 

Local participation + Private Bus Local Teams

  • Includes participation in the tournament and private bus service (Please check all the terms and conditions for private bus policy). In this service, all the teams must leave at the same hour in the morning from the departure point and return at the same time to the return destination.
 

Local participation + Private Bus Supplements Local Teams

  • If your group is travelling with less than 40 persons, you will need to add to the final cost 100€ per missing person until you reach 40 persons. You don't need to add this cost to the prices if your group is travelling with more than 40 persons.
  • For the counting of these 40 people, all paying elements (Staff, Players and Families) are considered. In case your group has any non-paying element, it will not be counted in the counting of the 40 people.
 

Private Bus Supplements per Day

  • (Please check all the terms and conditions for private bus policy). You don't need to add this cost to the prices if your group is already travelling on the private bus included in your package.
 

Bus Supplements / Bus Trip + Match transfers

  • If your group is travelling with less than 40 persons, you will need to add to the final cost 100€ per missing person until you reach 40 persons. You don't need to add this cost to the prices if your group is travelling with more than 40 persons.
  • For the counting of these 40 people, all paying elements (staff, players and families) are considered. In case your group has any non-paying element, it will not be counted in the counting of the 40 people.
  • There is a limit of 51 persons for each Bus, therefore if your group is travelling with more than 51 you will have to use 2 buses for your group. In this case, you need to add to the final cost 100€ per missing person until you reach 80 persons. You don't need to add this cost to the prices if your group is travelling with more than 80 persons using 2 buses.
 

Airport Transfers

  • Transfers from the airport to the accommodation, are not included in the accommodation package unless you hire the package with a private bus. You can book airport transfers through the organization.
  • The teams travelling to the tournament should inform the IberCup about the flight schedule 45 days before the tournament starts. If you informed us after this date the tournament will not ensure this service.
  • The airport transfer is exclusively for teams thus not for accompanying people that don't book the accommodation through the IberCup. 
  • It is not allowed for relatives to enter the bus if they have not reserved accommodation with IberCup.
  • If you have contracted this service, be aware that the service is only for one-trip on arrival or one-trip on departure.
  • If the team arrives or departs on various flights with various arrival/departure times, and if the groups are less than 20 people, IberCup cannot guarantee various transfers, but only one group transfer. The team leader will have to choose just one time for the group transfer, or contract various transfers with the respectively associated cost for each transfer as this service is contracted as one-trip on arrival and one-trip on departure.
 

Match Transfers

  • All the participating teams need to make sure if their accommodation option has access to these transfers.
  • Please check with the organization if your participation includes this service. Keep in mind that if you have contracted this service, the transfer doesn't cover all the accommodations. Contact us if you have any doubts about this matter. 
  • If the same team has two (2) matches or more calendarized on the same day and in the same complex, one in the morning and one in the afternoon, the organization will only guarantee the transportation of these teams in the morning period, for the first game, and in the afternoon period, after the last match, if your meal package doesn't include lunch in the accommodation.
  • If your participation package includes lunch in the hotel, even if you have two (2) matches or more calendarized on the same day and in the same complex, in the morning and in the afternoon, the organization will guarantee the necessary transfers for the fulfillment of the matches of your team.
  • If your club is participating with 2 or more teams, please keep in mind that all teams may travel in different transfer buses, even if it is predicted that they leave from the same hotel, at the same time, to the same destination.
  • All teams must respect the transfer times that are pre-defined for the games, and cannot use this service outside of the scheduled times even if they wish to go and see a game of a different team, from their club or not.
  • No transportation service or system is included or in place in the days prior to and after the tournament. You have only 10 minutes of tolerance on your time schedule for the match transfer from the accommodation to the venues, after that, the bus will leave. In this case, you will have to find your own transportation to the match.    
  • Transfer service is limited for some accommodation centers. Please, contact us.
 

Contact between the team and the organization

  • Teams should always communicate, including payment transactions, through a single intermediary in order to facilitate communication between the team and the organization, and at the same time reduce the risk of loss of information.
  • If teams make payments via more than one intermediary, a 20% increase will be added to each amount in order to support administrative costs.
 

Perdita o furto

  • L'organizzazione non hai responsabilità in caso di furto di attrezzature sportive o oggetti personali dei partecipanti all'alloggio o in impianti sportivi.
 

Regole di condotta

  • I dirigenti di squadra, come indicato nell'elenco dei partecipanti, sono responsabili del comportamento dei loro giocatori in caso di danni a strutture sportive, spogliatoi, alloggi, trasporti o altre strutture.
  • In caso di danni, la persona responsabile deve contattare immediatamente lo staff dell'organizzazione.
  • In caso di dubbi sull'interpretazione delle regole del torneo, è necessario contattare direttamente lo staff dell'organizzazione.
  • Il silenzio deve essere rispettato nelle camere tra le 23:00 e le 08:00.
  • I tempi dei pasti devono essere rispettati. Le squadre possono saltare i loro pasti se arrivano fuori dal tempo. In caso di ritardo in una partita o di un trasporto, è necessario informare l'organizzazione di questa situazione.
  • È vietato viaggiare in qualsiasi trasporto senza una maglietta.
  • La mancata osservanza di queste regole sarà esaminata dall'organizzazione del torneo e potrebbe comportare l'esclusione dal torneo e dalle sistemazioni.
 

Documents

  • The Team Leader shall hold in good order all of your personal and group documents. If you are traveling from another country to Portugal, you will need the authorization document for minors, passports, visas, vaccines and other certificate may be required. The Tournament accepts no liability for the refusal to grant visas or entry permit to the client in the foreign country. In these cases the conditions shall apply to the cancellation of the trip, being still in the customer's responsibility any cost that such a situation entails. The ournament organization is under no circumstances liable, directly or indirectly, by the refusal of the granting of visas or entry permit from the client in any country.

     Valid documents are:

  • For the Portuguese teams we will accept the players team card from their local football association or the ID Card.
  • For the foreign teams the organization will only accept as players identification a valid identification card (legal card by a government institution and plastic-coated). This card must have the full name, photo, identification number and birthday. This document must always be used with the players passport. Players that come from countries that don't require a passport to enter into Portugal, will only need the identification card (legal card by a government institution and plastic-coated, with full name, photo, identification number, birthday).
  • During the check-in, the organization of IberCup will ask to the teams for the insurance documentation, which must cover till the end of the tournament (15th of April). In case this document would not be provided, the team cannot participate in our tournament.
 

Assicurazione e responsabilità

  • Ogni giocatore deve avere un'assicurazione medica.
  • Assicurati che tutti i tuoi giocatori siano assicurati dentro e fuori dal campo di gioco.
  • IberCup non ha alcuna assicurazione di gruppo, protegge i partecipanti in caso di lesioni, malattie, furti o danni alle cose e non è responsabile in alcun modo per incidenti, danni o perdite economiche che possono sorgere in caso di guerra, eventi bellici, guerra civile , rivoluzione o disordini civili, o a causa delle azioni delle autorità, scioperi, blocchi o eventi simili. I partecipanti provenienti da paesi che non hanno un contratto di assicurazione medica con la Spagna devono avere un'assicurazione medica personale.
 

Accreditamento

  • Il responsabile della squadra deve portare tutti i documenti per l'accreditamento (passaporto valido o identificazione valida dei giocatori).
  • Per le squadre che alloggiano negli hotel l'accreditamento sarà in un hotel da designare.
  • Solo il caposquadra deve essere presente all'accreditamento per raccogliere tessere, braccialetti e informazioni importanti.
  • I giocatori non hanno bisogno di essere presenti per il controllo dell'età in questo giorno.
  • I responsabili devono essere presenti in quel giorno nell'ufficio IberCup e presentare l'identificazione dei giocatori iscritti nel modulo di registrazione.
  • Se i responsabili della squadra non eseguono l'accreditamento nell'ufficio del torneo, le squadre NON possono partecipare alla prima partita.
  • Le squadre devono avere con sé in tutti i giochi, l'identificazione valida dei giocatori.
  • Il controllo dell'età avverrà in modo casuale e in qualsiasi momento.
  • Ogni giocatore deve aver già messo il braccialetto ID prima del controllo dell'età sul campo.
  • Questo controllo dell'età sarà effettuato attraverso l'elenco dei giocatori e con la presentazione di un documento di identificazione valido.
  • Il caposquadra DEVE confermare prima della partita i numeri dell'elenco dei giocatori per il gioco nell'applicazione mobile che è in possesso del volontari dalla organizazione presente nel campo, evitando errori nell'incidenza del gioco.
  • IberCup non accetta bonifici internazionali 10 giorni prima della data di check-in del team. Nel caso in cui si abbia un importo in sospeso nei 10 giorni precedenti al Torneo, si prega di notare che la squadra sarà fuori dalla competizione fino a quando l'importo non sarà pagato in contanti o con carta di credito presso l'Ufficio di Accreditamento IberCup.
 

Autorizzazioni per partecipare a IberCup

  • Tutte le squadre straniere devono richiedere alle proprie federazioni calcistiche di inviare una lettera di autorizzazione a IberCup Barcelona per partecipare al torneo.
  • Nei paesi in cui il calcio è organizzato da scuole di calcio, l'organizzazione consente anche la partecipazione di squadre di questi paesi affiliati a scuole di calcio, nel qual caso è sufficiente inviare una lettera di autorizzazione dal club.
  • Reale Federazione calcistica spagnola. Contatto: email: rfef@rfef.es - Fax: +34 914 959 801. Contatto IberCup: info@ibercup.com
 

Cancellazione del torneo

  • Se il torneo non ha luogo o sia rimandata a causa di eventi che sfuggono al controllo degli organizzatori del torneo (per cause di forza maggiore) o a causa di eventi che non sono attribuibili al intento organizzazione o colpa grave, gli organizzatori del torneo non sono responsabili per eventuali danni, costi o perdite, come costi di trasporto, costi di alloggio, costi per ordini aggiuntivi, perdite finanziarie, ecc.
  • In queste circostanze, gli organizzatori del torneo si riservano il diritto di tenere in suo possesso tutti di partecipazione e di alloggio, tasse o altri pagamenti, e li usa per un futuro torneo o il rimborso la carica della squadra dopo la deduzione dei costi sostenuti per la organizzazione del torneo e non poteva essere recuperato da terzi.
  • L'IberCup non è  responsabile per danni o perdite economiche che possono sorgere in caso di guerra, guerra civile, rivoluzione o disordini civili oa causa di azioni delle autorità, scioperi, blocchi o eventi simili.
 

Politica di cancellazione

  • Il primo pagamento iniziale che garantisce la partecipazione non verrà restituito.
  • In caso di cancellazione di un partecipante 60 giorni prima del torneo, il 100% di alloggio, trasporto o altri costi saranno rimborsati.
  • In caso di annullamento di un partecipante tra 59 giorni e 30 giorni prima del torneo, verrà addebitato il 50% di alloggio, trasporto o altri costi.
  • In caso di annullamento di un partecipante dopo i 29 giorni precedenti al torneo, il 100% delle spese di alloggio, trasporto o altro sarà addebitato entro la fine del torneo (se un partecipante annulla con un certificato medico, il rimborso sarà tassa di partecipazione locale 65 €)
  • In caso di annullamento di un partecipante a causa di ritardi nei trasporti, scioperi o cause di forza maggiore, IberCup non rimborserà i costi.
  • Nel caso in cui una squadra non compaia per una partita, IberCup non è responsabile e non effettuerà alcun rimborso.
 

Pagamenti in sospeso

  • Informazioni importanti, in caso di pagamenti in sospeso, il gruppo non dovrà trasferirsi dall'aeroporto né potrà effettuare il check-in presso l'alloggio senza pagare l'importo in aeroporto o presso l'ufficio IberCup.
 

Metodi di pagamento

  • Pagamento con bonifico bancario:

Si prega di notare che tutte le spese bancarie devono essere pagate dalle squadre. I pagamenti devono essere effettuati nella moneta (Euro) che è la moneta più "normale" in Europa. Si prega di notare che non accettiamo assegni personali o assegni di lavoro.

Per favore assicurati di menzionare il numero di riferimento del pagamento e il nome del team quando effettui il pagamento, come questo deve essere menzionato nella descrizione del trasferimento.

IberCup non accetta bonifici internazionali 10 giorni prima della data di check-in del team. Nel caso in cui si abbia un importo in sospeso nei 10 giorni precedenti al Torneo, si prega di notare che la squadra sarà fuori dalla competizione fino a quando l'importo non sarà pagato in contanti o con carta di credito presso l'Ufficio di Accreditamento IberCup.

  • Pagamento con carta di credito:

In questa modalità verrà aggiunto un valore aggiuntivo di (2,5%) per ogni pagamento.

Dopo il pagamento, inviaci sempre il documento che dimostra il pagamento in formato PDF a info@ibercup.com.

 

Image Authorization Term

  • In the registration and accreditation steps, for all legal purposes, the use of the club's, technical commission's and players' image will be authorized for the purposes of registration, event disclosure, free of charge, constant in photos and videos. The images may be displayed: partial or total, an audiovisual presentation, national and international publications, as well as available in the image bank resulting from the research on the Internet and other future media. The technical committee and its players will have nothing to claim as related rights the image of these or any other.

All information is in the Waiver and Agreement signed and accepted by the Team Leader at the time of accreditation.

 

Prenotazione con i nostri partner

Ricordiamo che l'organizzazione non ha alcuna responsabilità per i servizi che potete assumere con i diversi partner IberCup.